Valérie Fernandez

Par Valérie Fernandez

24 septembre 2020

Entreprise

Mentorat à distance : bâtir une relation… autrement

Tout le monde s’accorde pour dire que la pandémie de la COVID-19 et les mesures nécessaires pour la freiner ont bousculé bien des façons de faire dans nos entreprises. Prêtes ou pas, plusieurs ont dû prendre rapidement le virage du télétravail. Un virage qui pourrait, pour certaines, devenir permanent. Dans un tel contexte, certaines pratiques, comme le mentorat, doivent forcément être repensées. Implanter un programme de mentorat à distance, est-ce possible? Oui. À condition de se donner les bons outils. Bien conçu, un tel programme peut devenir la clé pour une foule d’enjeux organisationnels.

Le mentorat à distance : pour qui?

Pensons à Loïc, en poste depuis un mois, qui doit apprendre à faire son travail à distance, sans la proximité des collègues les mieux placés pour lui transférer de précieuses connaissances. Ou à Aïcha, récemment promue à un poste de gestion, qui doit apprendre à superviser une équipe de 25 personnes dans un contexte complètement nouveau. Ou encore à Justin, qui doit mettre à niveau ses compétences sur un système informatique. Ou à Marie-Claire, qui doit réintégrer ses fonctions après un congé de maternité.

Autant de situations dans lesquelles le coup de pouce d’un mentor pourrait permettre à tous de surmonter des enjeux susceptibles d’influencer la performance de l’organisation. Pourquoi? Parce que laissé à lui-même, chacun de ces employés pourrait tôt ou tard se sentir dépassé et se démobiliser, en plus d’être exposé aux risques d’erreurs qui découlent d’un manque de connaissances ou de compétences.

Des dyades qui rapportent à toute l’organisation

Un mentor qui transmet de précieuses connaissances. Un mentoré qui gagne en assurance et en compétence. Les dyades formées dans le cadre d’un programme de mentorat profitent à toute l’organisation et vont bien au-delà du côté pratique, qui consiste à transmettre des connaissances. Le mentorat à distance contribue aussi à :

  • Combattre le sentiment d’éloignement que vivent certains employés plus enclins à être sur le terrain avec leurs collègues;
  • Retenir des employés qui ont dû être mis à pied temporairement par l’organisation et qui, dès la reprise, seront plus que bienvenus;
  • Nourrir le sentiment d’appartenance à l’organisation et entretenir des rapports humains significatifs dans un cadre professionnel;
  • Maintenir la motivation des troupes;
  • Éviter le travail en silos et renforcer la collaboration et la synergie, malgré la distance;
  • Outiller des employés qui verront leurs tâches modifiées après le déconfinement, notamment parce que la transformation numérique de l’entreprise aura été réalisée à la vitesse grand V;
  • Soutenir l’intégration des nouveaux employés engagés pendant le confinement ou après, en remplacement de ceux qui auront trouvé un emploi ailleurs;
  • Rehausser la performance globale de l’organisation par le développement de nouvelles compétences et la poursuite du processus d’innovation;
  • Aiguiser le leadership des mentors et leurs capacités de gestion.

Des défis propres au mentorat virtuel et des clés pour les relever

En dépit de la bonne volonté de tous, et bien que de nombreux outils technologiques permettent de pallier l’absence de rencontres en personne, force est d’admettre que le mentorat à distance s’accompagne de défis : difficulté d’installer une chimie entre le mentor et le mentoré, manque de suivi entre les rencontres, désinvestissement pendant les rencontres en ligne ou à l’intérieur de la dyade, etc.

  1. Bâtir une vraie relation. S’il est possible d’organiser une rencontre en personne d’abord, c’est l’idéal. Sinon, la vidéo s’impose, dès le départ, parce qu’elle permet aux deux personnes de donner le ton. Elle permet à chacun d’accéder au langage non verbal de l’autre et se rapproche d’une rencontre en personne. Certains experts suggèrent de contourner le manque d’indices visuels en montrant la pièce dans laquelle on se trouve à notre interlocuteur pour qu’il puisse se faire une meilleure idée de la personne à qui il parle. La technologie nous fait faux bond? Une conversation téléphonique demeure mieux que rien du tout.
  2. Démontrer de l’intérêt à l’égard de la personne mentorée. Le mentor a tout avantage à prendre des notes pendant la rencontre et à les relire avant la rencontre suivante, pour se rappeler plus facilement des détails de la conversation. C’est une bonne façon de maintenir le fil conducteur et de montrer que le vécu et la réalité de la personne mentorée importent vraiment.
  3. Garder le contact entre les rencontres. C’est particulièrement important dans le cadre d’une dyade à distance. Au fil du temps, mentors et mentorés peuvent se sentir isolés et perdre de l’intérêt et de la motivation. Des interactions régulières permettent de maintenir l’enthousiasme et d’alimenter la relation. Envoyer un message texte pour prendre des nouvelles, transmettre un article intéressant par courriel et afficher un message au « mur » d’un compte de réseau social de la personne mentorée sont autant de façons de renforcer les liens.
  4. Répondre avec diligence aux questions de la personne mentorée. Répondre dans des délais courts lui permettra de passer rapidement à la prochaine étape et de progresser plus rapidement. C’est aussi un levier pour maintenir la motivation.
  5. Prévoir un calendrier de rencontres ou fixer un moment au moins une semaine à l’avance. C’est nécessaire pour se préparer, établir les thèmes à aborder, réunir les outils et la documentation utiles, etc. C’est aussi un bon moyen d’éviter les excuses du type « je suis trop occupée ». Si l’on doit déplacer la rencontre, l’idéal est de tenter de la replacer à l’agenda au cours de la même semaine. Assurez-vous que les deux membres de la dyade se trouvent dans un environnement propice à la conversation, sans risque d’être interrompus.

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